Papieren tijgers

Recent schreef Ton Swanenberg in een uitstekend artikel in Cobouw dat we het onszelf nodeloos lastig maken. Bouwbedrijven zonder configuratie-management, probabilistisch plannen en systeemgerichte contract-beheersing tellen niet meer mee. Volgens mij is het nog veel erger.

We zijn bezig met het creëren van een papieren schijnwerkelijkheid. Risicomanagement en Arbo?; 15 centimeter papier op de boekenplank. Integriteit?; we hebben toch een gedragscode ondertekend? Speciale adviseurs verzorgen de (ingewikkelde) projectadministratie voor bouwbedrijven die zelf geen benul hebben hoe dat moet (ongelogen!).

Productie van veel papier is een middel om achteraf te kunnen aantonen dat jou niks te verwijten valt (wees gedekt!). Boekhouders zijn de baas; de ene helft van Nederland controleert de andere helft of ze wel aan alle regeltjes voldoen. Het middel lijkt tot doel te zijn verworden en natuurlijk hebben we daar de pest over in. Schuld van opdrachtgevers en overheid? Ik vind dat het vooral ook onze eigen schuld is; we kunnen er zelf ook wel iets van! Waarom? Bouwmanagers zweren bij Tayloriaans management. Werknemers hebben dwang, controle, aanwijzingen en dreiging met straf nodig.

Management is vooral structuurdenken; organigrammen, contracten, taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Vertrouwen is goed, control is beter. Bouwmanagement is vrij exact te typeren als blauwdrukdenken: “Blauwdrukdenkers hebben boekenkasten die vol staan met allerlei tools, stappenplannen en handboeken met veel tabellen en figuren”. Vergelijk het met kwaliteitszorg; we doen er niet aan mee om onze processen te verbeteren, maar om het certificaat te halen. Het gevolg is dat kwaliteitszorg wordt aangestuurd door een aparte (!) functionaris en dat er steeds dikkere procedures ontstaan (die niemand ooit leest, behalve de KAMmanager).
Kwaliteitszorg is een papieren tijger. De bouw is van onder tot boven gecertificeerd en toch krijgen we er geen betere bouwwerken van. We produceren dus braaf papier en doen er vervolgens niks mee. We moeten ons nu afvragen welke bureaucratie nog effectief is, anders verworden bouwplaatsen van halve tot hele kantoren.

Wat kunt u doen?

● Bekijk uw interne procedures eens kritisch; schrap 50 procent;
● De hoeveelheid gevraagde papier is omgekeerd evenredig met vertrouwen tussen partijen. Als opdrachtgevers blind kunnen vertrouwen op het vakmanschap en de geleverde kwaliteit dan zal dit direct leiden tot versimpeling van de samenwerking van het bouwen. Dus….
● Herzie uw managementparadigma.

Vroeger was bouwen simpel en kon je een bouwproces goed in procedures vastleggen. Bouwen is niet (nooit) meer simpel. We bouwen in complexe binnensteden. De helft van onze omzet is renovatie en onderhoud en in dat soort projecten kun je gewoon niet alles plannen. Alle papieren handboeken, checklisten en procedures zijn gewoon een surrogaat voor vakmanschap en proactiviteit. We zullen mensen op de bouwplaats zelf moeten laten meedenken (dat scheelt een hoop papieren instructies en procedures). Ze hebben dan misschien wel helemaal geen management of toezicht meer nodig (of ga ik nu te ver?).

En het aardige is dat u daar zelf vandaag mee kunt beginnen.

Dr.ir. Frens Pries, Hogeschool Utrecht, Balance & Result, PRO6managers