EMVI praktijk kan echt LEAN!

‘EMVI kost ons handenvol met geld!’, zo verzuchten veel aanbieders. Ze maken significant hogere kosten voor hun EMVI aanbiedingen dan voor hun traditionele aanbiedingen, vaak zelfs meerdere procenten van de projectsom. Met dergelijke commerciële kosten stijgt het bedrijfsleven het water naar de lippen. En dat terwijl sommige opdrachtgevers EMVI typeren als ‘verplicht kostbaar nummertje’. Kan het anders? Zeker!

Praktijk laat te wensen over

Zoals Jan Telgen recentelijk in de Cobouw betoogde:  EMVI is voor de sector een belangrijke stap voorwaarts, maar de praktijk laat nog te wensen over. Aan welke knoppen van de praktijk kun je draaien om de EMVI-aanbestedingsprocessen te verbeteren? Of met de LEAN-bril, hoe kun je verspillingen uit het aanbestedingsproces elimineren? Een brainstorm levert de volgende vijf oplossingsrichtingen:

1. Beperken van de (omvang en kosten) aanbiedingsproducten, aan te leveren in de aanbestedingsprocedure.
2. Beperken van het detailniveau van de aanbieding.
3. Sneller trechteren naar de juiste partij.
4. Naar een korte en krachtige aanbestedingsprocedure.
5. Als het feitelijk een laagste prijs uitvraag is, behandel hem dan ook zo.

Wat betekent dit voor opdrachtgevers en opdrachtnemers? Laten we ze eens langslopen.

Beperk de (omvang en kosten van) aanbiedingsproducten

De praktijk leert dat opdrachtgevers bij een EMVI-opgave gemakkelijk overvragen, waarbij bijvoorbeeld allerlei aanbieders met ‘exotische filmpjes’ in de weer zijn. Beperking van de vraag en van de aanbieding betekent in de praktijk voor opdrachtgevers dat men minder informatie en zekerheid heeft over de gekozen aanbieding. Het is de vraag of die behoefte aan zekerheid niet op een andere manier in de procedure kan worden verkregen. Dat kan bijvoorbeeld door na voorlopige gunning de aangeboden oplossing met elkaar door te nemen. Dan blijven de extra inspanningen beperkt tot de winnende partij. Als bijvoorbeeld het aantal A4-tjes van elke aanbiedingsproduct tot een maximum wordt  beperkt, dan worden opdrachtnemers gedwongen zich tot de kern van hun aanbieding te beperken. Dat zal de inspanning van de aanbieder(s) beperken. Opdrachtgevers zouden geen aanbiedingsproducten moeten vragen, die niet keuze bepalend zijn voor de gunning. Denk bijvoorbeeld aan het ‘plan van aanpak-spook’, zoals Joost Fijneman dat noemt. Veel werk en weinig onderscheid. Dat geldt feitelijk ook voor aanbiedingsproducten die slechts marginaal meewegen in de EMVI-score.

Beperk het detailniveau van de aanbieding

Waarom zou je een oplossing op DO of DO+ niveau vragen? Heeft de klant al deze details nodig voor zijn gunningbeslissing? Duidelijke uitgangspunten van de opdrachtgever kan hier enorm veel werk voor de aanbieders besparen. De werkelijkheid bij de aanbieders blijkt ook nogal eens hardnekkig. Aanbieders kiezen er toch voor hun aanbieding redelijk ver uit te werken om tot een voldoende onderbouwde aanbieding te komen. Dat is een valkuil voor aanbieders. En hier ligt dus een belangrijke sleutel in handen van aanbieders om zelf transactiekosten te beperken.

Trechter sneller naar de juiste partij

Kom sneller tot de partij die de opdracht krijgt. Sneller trechteren leidt ertoe dat minder aanbieders meelopen in de procedure. De opdrachtgever moet zijn keus sneller beperken tot twee of drie aanbieders. Dit vereist discipline van de opdrachtgever, die niet ongebreideld mag gaan shoppen.

Verkort de doorlooptijd naar een krachtige aanbestedingsprocedure

De beïnvloeding van de kosten ligt niet alleen bij de opdrachtgever. Ondanks alle mogelijkheden zie je veelal dat de aanbieders er voor kiezen om veel tijd in de aanbieding te steken. Gewoon omdat ze willen winnen. Het inrichten van een korte en krachtige aanbestedingsprocedure is daarmee bijna een beschermingsmaatregel die de opdrachtgever zou kunnen maken. Er kan ook worden gekozen voor een beperking van het aantal interactiemomenten als bijvoorbeeld vragenrondes over dialoogrondes. Voorzichtigheid lijkt hier benodigd: deze interactiemomenten blijken vaak erg belangrijk voor opdrachtnemers om tot onderscheidende kwaliteit van hun aanbieding te kunnen komen. En daar was EMVI toch om te doen?

Kies in relevante situaties voor een laagste prijs aanbesteding

Zo gaan we weer gemotiveerd naar een laagste prijs competitie, met alle gevolgen van dien. Toch is het voor een bepaald type werk toch een goede vraag/aanbod-interactie: je weet al precies wat je hebben wilt en zoekt dit aanbod tegen een gunstige prijs’.  Het is dan niet zinvol om alle partijen lastig te vallen met aanvullende indieningsproducten.

EMVI-praktijk kan en moet beter

De EMVI-praktijk KAN en MOET beter. Na aanvankelijke euforie over EMVI zijn we nu bezig om het spel beter te leren spelen. Genoemde verbeteropties zijn zeker niet uitputtend. Er blijkt een pallet aan mogelijkheden om de EMVI-praktijk te optimaliseren. Dat vraagt om de kunst van het weglaten. Een aantal mogelijkheden vindt ook al zijn toepassing in Best Value Procurement. Er is meer mogelijk.

Hoe stimuleren we opdrachtgevers om zelfkritischer te worden? Een selectief aanbestedingsbeleid en bewuste keuzes zijn de logische eerste stappen. Opdrachtnemers hebben veel minder invloed en moeten zich immers vooral conformeren aan de aanbestedingskeuzes van de opdrachtgevers. Het is aan opdrachtgevers om de handschoen op te pakken. Want we willen toch een gezonde markt, die op basis van kwaliteit concurreert?  

Comfortzones en zekerheden lijken een bepalende rol te spelen. De kunst is om sneller tot de kern van de oplossing te komen, met daarbij aandacht voor zekerheden. Dat vraagt  om mensen die het willen en die het kunnen. Want LEAN aanbesteden vraagt tenminste om professioneel opdrachtgeverschap. 

Paul Kuijpers, adviseur Balance & Result